materi kelas 7 : Mail Merge

1     Mail Merge

1. Pembuatan Dokumen Induk

·Klik menu Tools.

·Klik Letters and Mailings.

·Klik Mail Merge, kemudian ditampilkan kotak dialog Mail Merge pada jendela task pane disebelah kanan lembar kerja Word.

·Pilih jenis dokumen pada pertanyaan What type of document are you working on?.

·Klik Next Starting document.

·Pilih dokumen induk pada pertanyaan How do you want to set up your letters?

·Klik Next: Select recipients.

2. Pembuatan Dokumen Sumber Data (Data Source)

·Pilih Type a new list pada task pane Mail Merge – Select recipients.

·Klik Create, hingga tampil kotak isian data New Address List.

·Klik Customize untuk mengubah field yang dibutuhkan, hingga tampil kotak dialog Customize Address List.

·Klik Delete untuk menghapus field yang tidak dibutuhkan. Klik Rename untuk mengubah nama field yang ada, atau klik Add untuk menambah field baru.

·Klik OK.

·Isi informasi data tujuan.

·Klik Close.

·Tentukan direktori penyimpanan pada kotak Save in.

·isi nama file pada kotak File name.

·Klik Save, hingga tampil data pada Mail Merge Recipients.

·Klik OK.

3. Penggabungan Dokumen Imduk (Master) dengan Sumber Data

Langkahnya:

·Letakkan kursor pada baris yang akan disisipkan field sumber data.

·Klik ikon Insert Merge Field.

·Pilih nama field yang akan disisipkan.

·Klik Insert.

·Klik Close.

4. Pengenalan Ikon Mail Merge

5. Pencetakan Dokumen Mail Merge

a. Mencetak mail merge ke dokumen baru (file baru)

·Klik ikon Merge to New Document.

·Kemudian akan tampil kotak dialog Merge to New Document.

·Pilih atau tentukan record atau data yang akan dicetak.

·Klik OK.

b. Mencetak mail merge ke printer

·Klik ikon Merge to Printer.

·Kemudian tampil kotak dialog Merge to Printer.

·Pilih atau tentukan record atau data yang akan dicetak.

·Klik OK.

·Kemudian tampil kotak dialog Print.

·Tentukan Printer Name, Page Range, dan Number of copies.

·Klik OK.